根據(jù)經(jīng)合組織指南：“公司應建立公司層級或行業(yè)性的申訴機制，作為風險的早期警報系統(tǒng)。”
1.目的
為了及時發(fā)現(xiàn)和處理各類風險與隱患，保障利益相關方與公司管理層的順暢溝通，提高與利益相關方參與和互動的質量，從而建立和諧互利的利益相關方關系，維護各利益相關方和公司的合法權益，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的內外部環(huán)境，特制定本申訴機制。
2、適用范圍：我司允許任何相關方（受影響人員或舉報者）表達與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關的疑慮，提起申訴。相關方包括但不限于：
(1)公司職員；
(2)公司客戶，包括供應商、合作商和采購商；
(3)社會組織和媒體；
(4)供應商的員工及客戶；
(6)公司運營所在地的居民。
3、申訴事項
申訴人可就與公司的產(chǎn)品及其供應鏈、經(jīng)營管理決策與活動、業(yè)務關系、內外部非業(yè)務關系相關，且實際或可能違反適用于公司的法律法規(guī)或其他要求的情況提出申訴。
4、申訴原則
申訴人向公司提出申訴，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則：
(1)事實原則：申訴人應根據(jù)具體事實而非公司的戰(zhàn)略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實的證據(jù)和材料；
(2)關聯(lián)原則：申訴人可為自身或代表其他個人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項與公司的產(chǎn)品及其供應鏈、經(jīng)營管理決策與活動等相關，公司不接受也不處理非關聯(lián)申訴；
(3)保密原則：申訴人和公司均應在保密的原則下，對申訴進行認真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關人員均應保守秘密，不在處理程序結束前就申訴進程和內容做公開披露；
(4)及時原則：申訴人應在知道或理應知道相關事實后的合理時間內及時提出申訴，以便調查和處理，公司在接受到申訴以后，應及時處理并給予答復。只要可能,應告知申訴人已收到申訴，并向其提供有關處理進程的報告和處理結果。對送交申訴人的決定,應由與申訴涉及的活動無關的人員做出，或者對其審查和批準。
5、申訴渠道
公司設立部門和公司兩個層面的多種接受申訴的渠道，具體而言：
(1)各部門在其業(yè)務流程中設立接受申訴的渠道和方式，包括意見箱、懇談會等為本部門員工設立的申訴渠道，以及如客戶滿意度調查等為與本部門存在業(yè)務關系的客戶和其他利益相關方建立的申訴渠道；
(2)設立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、總經(jīng)理郵箱和社交媒體等，申訴渠道應能公開獲取。
(3)公司成立負責任采購管理工作組，由總經(jīng)理領導，以及生產(chǎn)、營銷以及綜合管理各部門一位主要負責人組成，申訴人向工作組提出申訴，可撥打公司電話：0734-8310516進行申訴，或將相關申訴信息與佐證傳真至：0734-8311683。
6.申訴程序
所有申訴應嚴格遵循以下處理程序：
(1)申訴人申訴時須填寫公司統(tǒng)一指定并提供的《供應鏈盡責申訴表》（附件1），說明相關事實和申訴的訴求；公司接受申訴的部門應做好《供應鏈盡責申訴記錄》，記錄后應要求申訴人簽字確認：
(2)各業(yè)務部門經(jīng)由本部門的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門首先進行處理，實行“首問負責制”，并可明確主管職責，但在相關申訴事關另一部門時，則須協(xié)助申訴人將該申訴轉交（接到申訴后的3個工作日內）相關業(yè)務部門，并告知申訴人；
(3)相關業(yè)務部門在接到申訴人提出的申訴后，應首先研判該項申訴是否符合本制度第二到第四條的受理條件，如否，則應在接到申訴之日起3個工作日內告知申訴人且申訴終止，并在《供應鏈盡責申訴表》上做好記錄；
(4)如果申訴符合受理條件，各部門應在接到申訴之日起10個工作日內在部門職責權限范圍內對申訴事項進行調查和回應，提出處理意見，如果申訴人接受該答復即可終結申訴；如果申訴人不接受，則相關部門應協(xié)助申訴人在5個工作日內向負責任采購管理工作組提出申訴；
(5)在申訴提交到負責任采購管理工作組后，工作組應在5個工作日內討論該項申訴并在必要時補充調查，并應確保15個工作日內向申訴人做出答復，提出公司層面的最終解決方案，如果申訴人接受該項方案，則申訴正式終結；如果申訴人仍不能接受解決方案，則可以尋求企業(yè)以外的解決途徑，包括司法途徑；
(6)如果一個申訴明確涉及多個部門的，須由首先接到申訴的部門通知負責任采購管理工作組，并按本條第（5）款的規(guī)定進行處理；
(7)如果同一申訴人或不同申訴人就經(jīng)由本條各款處理過的相同申訴再次提出申訴的，由接到申訴的部門或負責任采購管理工作組告知其前述申訴結果，并不予接受申訴；但申訴人如對申訴結果的執(zhí)行不滿意，可就此再次提出申訴。
7.申訴結果
申訴人接受答復、處理意見或解決方案后，應配合相關部門填寫《供應鏈盡責申訴表》“申訴人確認”部分，承諾接受《申訴書》所列申訴結果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制，包括司法解決機制，并簽名確認。
申訴處理結果應記錄為一式叁份的《供應鏈盡責申訴表》（附件1），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關業(yè)務部門（涉及多個部門的，可制作相應副本），一份由公司負責任采購管理工作組匯總并存檔。
8.申訴者保護
公司承諾不會因申訴行為對申訴者采取任何形式的報復，我們將對匿名申訴人的信息進行保護，任何人不得以任何借口對申訴人進行打擊報復。對于未能遵守保密原則導致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴重者送交司法機關處理。
9.制度實施
(1)本制度自2023年1月起實施；
(2)本制度由公司負責任采購管理工作組最終解釋并負責修改。
2023年1月15日
附錄1：
衡陽金新萊孚新材料有限公司盡職管理體系
供應鏈盡責申訴表
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申訴人姓名
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職業(yè)
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申訴人與公司的聯(lián)系
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申訴人聯(lián)系方式
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申訴事件發(fā)生日期
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申訴事實經(jīng)過、理由及申訴的訴求（可附頁，并附申訴證據(jù)）：
申訴日期：
申訴人簽名：
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相關業(yè)務主管部門處理經(jīng)過及結論：
部門負責人： 日期：
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負責任采購管理工作組處理經(jīng)過及結論：
負責人： 日期：
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申訴人確認：
申訴人： 日期：
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